Thông báo chủ đề và những yêu cầu cụ thể cho từng tiểu trại và cá nhân trong quá trình chuẩn bị và tổ chức lửa trại. Bố trí thời gian cho các tiểu trại chuẩn bị trước khoảng 24 giờ nếu trại 1 ngày, trại nhiều ngày phải thông báo trước.

CHUẨN BỊ CHƯƠNG TRÌNH

Thông báo chủ đề và những yêu cầu cụ thể cho từng tiểu trại và cá nhân trong quá trình chuẩn bị và tổ chức lửa trại.

Bố trí thời gian cho các tiểu trại chuẩn bị trước khoảng 24 giờ nếu trại 1 ngày, trại nhiều ngày phải thông báo trước.

Thu thập các tiết mục đăng ký của các đơn vị (nội dung phải bám theo chủ đề) để tiện cho công tác biên tập và dàn dựng kịch bản chương trình lửa trại.

Phân công các tiểu trại tham gia các hoạt động chuẩn bị phục vụ lửa trại (quần áo, y phục hóa trang, tiếng reo, đuốc, nhảy lửa, trò chơi, hóa trang...).

Lên kịch bản và dàn dựng chương trình lửa trại tùy theo qui mô của lửa trại.

Chú ý: Đảm bảo thời gian để các đơn vị chuẩn bị và tập dợt nhằm tránh tình trạng có những sáng tác tức thời cẩu thả vào giờ chót, gọi là góp mặt cho có vị.
Chương trình lửa trại phải được chuẩn bị trước nhưng phải giữ bí mật cả về nội dung và hình thức để tạo sự ngạc nhiên lý thú cho người tham dự.

BAN ĐIỀU HÀNH GỒM

+ Quản trò: được xem là người “giữ linh hồn” của đêm lửa trại.

Nhiệm vụ:

Phối hợp với Ban chỉ huy trại để xây dựng chủ đề, chương trình, kịch bản... đêm lửa trại.

Bố cục và sắp xếp chương trình lửa trại, bố trí các hoạt động vui chơi như: các hội thi, băng reo, bài hát, tiết mục xen kẽ thời gian trống trong chương trình lửa trại.

Kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc chương trình đảm bảo đúng thời gian, tiến độ.

Dẫn giải, giới thiệu chương trình, lấp thời gian trống bằng những sinh hoạt cộng đồng.

Chủ động mời đại biểu, quan khách, trại sinh cùng tham gia sinh hoạt lửa trại.

Cắt bỏ những tiết mục không phù hợp.

+ Quản ca: là người phụ trách phần hát, nhảy múa, âm thanh tiếng động trong đêm lửa trại. Đây là người hoạt náo chứ không nhất thiết phải là người hát hay.

Nhiệm vụ:

Phối hợp với quản trò để điều khiển chương trình lửa trại.

Chọn bắt các bài hát phù hợp với nội dung: mở đầu, nhảy lửa, gọi lửa, trại ca, băng reo khen, chê, chúc mừng, mời gọi, hoan hô, cám ơn, hát đuổi, hát bè, hát to, hát nhỏ, hát tàn lửa...

Thúc đẩy cao trào sinh hoạt ca hát hoặc điều chỉnh sự lắng đọng cần thiết theo chủ đề, yêu cầu của đêm lửa trại.

+ Quản lửa:

Nhiệm vụ:

Chịu trách nhiệm chính về các hoạt động có liên quan đến củi lửa. Phải biết kỹ thuật chất củi cho lửa cháy đều, kể cả đặc tính của cây và số lượng củi cần thiết để hoàn tất đêm lửa trại mà không bị củi thừa hay thiếu...

Chọn vị trí, hướng gió, bảo vệ những bãi cỏ, nền xi măng, sắp xếp củi, tăng giảm ngọn lửa, chuột lửa, lửa điện, màu lửa... thu dọn lửa đề phòng hỏa hoạn, kết thúc phải trả lại nguyên trạng như trước khi tổ chức lửa trại.